年会准备工作及注意事项
企业年会是一个很好地回馈员工和客户的机会，更是一次不可缺少的宣传的机会，为了将年会的影响力发挥到最大，下面是小编为大家整理的年会准备工作及注意事项，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
年会准备工作及注意事项
一、会议准备
（一）会议室地点
（二）背板制作：名称、规格、颜色
（三）外部条幅：形式、数量
（四）主席台设置：按领导参会名单安排
（五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名
（六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花
（七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。
（八）会议室用水
（九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务
（十）贵宾席
（十一）会议报告用多媒体：是否使用
（十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车
（十三）负责人
二、活动日程
（一）早餐时间
（二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人
（三）中餐时间
（四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人
（五）晚餐时间
（六）餐后活动安排
（七）休息时间
（八）返程票定购、发放
（九）各环节用车及具体安排
（十）参观活动的分组及活动时间、内容
（十一）离会时间
（十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话
三、材料准备
（一）材料准备：收集、印刷、分装
（二）主要文件
（三）参阅文件
（四）领导讲话、致辞
（五）活动安排
（六）证件：参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋
（七）领导、新闻媒体材料（完整性）
（八）零星材料处理方式
（九）负责人
四、专家安排
（一）专家（专家人数、随行人员及安排）
（二）迎接
（三）住宿
（四）报告顺序（多名时）
（五）支付讲课费、交通费
（六）交通安排（包括机票订购）
（七）活动安排（非报告期间）
（八）小会交流安排
（九）专家就餐安排
（十）送行
五、 代表安排
（一）会议规模
（二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等）
（三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执
（四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等
（五）纪念品发放
（六）住宿安排
（七）返程事宜
（八）临时通知用品
（九）交通安排
六、 活动安排
（一）音响准备：
专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。
（二）提出会议纪律要求
（三）进行会议内容：
1．开幕式与领导致辞
2．专家报告
3．研讨活动
4．现场展示
5．会议总结
（四）会议各环节主持人
七、参观展示
（一）分会场数量
（二）日期、内容
（三）参观人员的编组
（四）往返交通方式及发车时间
（五）讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员
（六）单位工作介绍
（七）单位引导人员
（八）单位提供的材料、纪念品及发放
（九）总协调人和各点负责人
八、宣传报道
（一）新闻媒体(接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排)
（二）单位媒体
（三）主办单位录音录像资料存档
（四）会议简报的撰写与发放
（五）负责人
九、用餐安排
（一）用餐人数
（二）用餐编组（地区式、课题式、自定式）
（三）专家用餐
（四）备用数量（人员增减）
（五）专家餐后休息处
十、宾馆业务
（一）接待能力符合会议要求
（二）会议相关设施
（三）食宿收费标准
（四）就餐方式：自助、桌餐
（五）菜单模式与基本标准
（六）会议室标准
（七）付费结帐事宜：
（八）结算方式
1．餐：按餐卷、按桌
2．宿：按实际、按预定
（九）安全责任条款
（十）食品卫生责任条款
（十一）其他问题责任
（十二）热水供应
（十三）娱乐活动
（十四）人员接送
（十五）其他特殊要求
（十六）会议期间是否允许外营业
（十七）出现超员情况的应对方式
（十八）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅
（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）
十一、经费预算
（一）餐费
（二）宿费
（三）资料费
（四）会场布置费
（五）交通费
（六）活动费
（七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）
（八）会务补助费
（九）通讯费
（十）不可预见费
（十一）管理人员
（十二）房间内水果、洗漱用品标准
（十三）印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务
年会准备工作及注意事项
－ 前期准备
需要对工作人员、part-time、摄影师、摄像师以及企业指派的工作人员提前进行培训。这种培训包括工作人员分工以及执行手册的制定。
在活动开始之前，需要对所有设备进行调试。包括演示的笔记本电脑是否设置了自动关机或者屏幕保护程序，活动现场需要演示的ppt文件投影出来是否足够清晰等看似非常微小，却又在现场活动得以顺利运行过程中起到关键作用的很多细节环节。
－ 人员分工
由年会活动执行者负责人依据大家本身的特长来分配工作。有组织能力的人会去发动公司的员工，并将大家组织在一起排练在年会上演出的才艺，请专业的老师进行授课，为表演的人安排练习场所，联系现场的服装化妆等一切相关的工作。有人负责采购一切活动所需要的物品，有人负责与场地进行联系及协调工作，有人负责公司内部的协调工作等等。活动执行者中每个人都将独立负责自己的环节部分的准备工作，并及时统一向负责人报告，确保活动的顺利进行。同时，负责人也应准备一套应急预案以确认突发情况的发生。团队的力量是无穷的。
－ 节目排练
公司的年会上都会有公司的员工参与或编排的表演。可以请来专业的老师进行指导并协助编排节目。（曾经有一个公司的年会因当年最为流行的是“超级女生”，几个唱歌比较好的女孩子组合在一起。他们并且请来了专业的声乐老师进行辅导，不仅让自己的业余生活丰富，同时又展现了自己的实力，在现场的活动中，这个节目受到了公司上下的好评，还得到了当年的最佳表演奖）
因为大家都不是专业演员，必须要多做整合预演。可以集中所有演出人员及主持人，在布置好的现场按照时间顺序彩排各个环节。彩排能够使演出人员熟悉舞台位置，上下台方向，现场音乐效果并了解如何和其他人员如何配合。
－ 制作、购买物品
通常在年会开始的前一天布置，（也要考虑到工作量是否合适）。现场搭建，包括舞台区，嘉宾区（餐区），vip室，候场区，化妆区。有些公司为了体现出对员工的细致，还会特别准备餐前交淡区及吸烟区。
－ 细节安排
一场公司年会的细节安排也是非常重要的。比如现场的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的节目大家来不及看了，菜上晚了，让大家饿肚子也是不好的。每个环节与环节中的串场安排也可以看出组织的精心安排。是通过主持人的串词，还是通过视频音乐，不同的设置也会带来意思不到的效果。
很多单位在公司年会结束后，还会宴请员工吃团圆饭，在这种公司宴会上，职场人应该如何表现呢?安赞华表示，职场人切不可只把它当做一次普通的用餐，这可是员工抓住机会让领导对你留下深刻印象的“战场”。
－ 嘉宾邀请
由专门负责此项工作人员进行嘉宾邀请。有的公司年会会邀请一些公司的重要的客户或嘉宾来参加，不仅能让客户和嘉宾感到收到重视，更能让客户了解公司的实力以及员工的素质。另外，如果资金允许，还会特别的去邀请一名到两名社会上的知名人士来到现场参与表演或是互动。
－ 活动期间
对工作人员进行明确的分工，每项工作都必须责任到人，保持手机或对话机的开通便于及时联络。
一场活动的顺利进行需要各个方面的配合，更需要对现场环节的控制及管理。对于演出的催场候场，舞台上的道具提供，对于整体活动的节奏的把握都是非常重要的。
－ 活动管理
活动管理是保证策划，准备工作能够得到实现的最关键的一步。准备好充足的人和对每个环节做好具体安排和预演是至关重要的。在预演阶段对每个环节每个工作人员的站位和配合都要做详细的安排。活动中的细节管理需要注意的地方很多，具体可分为前期准备、活动期间以及活动结束这样几个阶段。
－ 饮酒适度
席间可以主动给领导敬酒，即使领导连你的姓名都不知道也不要怕，主动上去介绍自己，向领导表示感谢。安赞华指出，敬酒时，职场人要上身挺直，以双手举起酒杯并向对方微微点头示礼，对方饮酒时再跟着饮。
后记
除少数公司为做公司宣传借话题外，公司年会通常为内部活动，不会邀请媒体。因此这里没有提及媒体方面如何操作。
另外，根据过去参加和组织企业年会的经历，感觉到大部分企业年会失败的原因都是对于管理的重视不足，导致直接影响到年会的效果。成功的策划与执行会带来预期的积极效果，而缺乏创意与组织的年会则可能导致公司/客户的不满意。
企业年会策划的5大注意事项
1、 确立明确的目标
作为活动组织者要充分意识到，不同的活动需要不同的环境，举办不同的活动有着不同的需要达到的目的和目标。因此，我们在做企业年会策划时，第一件事就是要收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨本次活动的具体目标。对于企业年会来说，到底是以表彰为主，还是以娱乐为主，都需要在前期就明确好。
2、 完善信息的采集分析
信息的收集也是策划工作中极为重要的一环。对于企业年会来说，这其中的信息采集就包含了年会的参与人数、举办地点、节目类型、奖品设置等等信息。充分了解这些信息，对于后续工作的布置和开展有着很好的帮助左右，需要策划者予以重视。
3、 追求不断的创新
年会可以说是每年都会举办的固定活动，但肯定不能每次都一模一样。如何在每次的年会策划中加入新的创意，可以说是策划时最大的挑战了。这要求策划人员在决定举办年会的时候就要开始思索，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次年会都充满激情与乐趣。
4、 制定周密的计划
无计划不执行，这是做活动的基本，尤其是对于企业一年中最关键的企业年会，没有详细周密的计划就很难保证活动的顺利进行。在制定年会计划的时候，最好是有详细的计划书和完整的人员安排表，尽可能把年会所有的细节都考虑到位。
5、 实施严格的现场管理
这里说的现场管理，其实就是活动会场的布置和管理。在进行这一步的时候，一定要严格的计划书上的安排一项项的进行和确认，任何疏漏都会导致企业年会的最终呈现。此外，现场负责人也要时刻保持高度的关注，做好随机应变的准备。